各位财务人注意了！深圳一家公司，员工垫资购买办公用品再找公司报销，居然被税局要求整改了！到底是啥原因？企业费用报销如何规避风险？

01员工垫资采购再找公司报销，居然被税局要求整改？
深圳某家创业公司被税局要求整改了。原因是，公司采购办公用品时由个人使用自己的账户付款，然后再找公司报销的做法，在稽查时被认为不合规，要求企业及时进行整改。

图片

处罚原文：在检查中，稽查人员发现该公司有向个人账户转款打钱的情形，询问后得知因为企业规模较小，所以在办公用品采购时由个人使用私人账户购买，然后由个人报销，公司再将款项支付给个人，经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实，但该做法既不合规，也带来了涉税风险，稽查人员已要求企业及时整改。

税务部门提醒，深圳市目前很多孵化器类型的企业，因为业务尚处于研发阶段，日常账务管理比较混乱，甚至出现用员工个人账户来购买公司办公用品等情况。虽然此次案件未查明有利用个人账户进行涉税违法行为，但是存在很大涉税风险，不利于公司长远发展，因此，公司即使在起步阶段也要重视财务规范管理，防范涉税风险。

其实我们看上面的案例，被查的原因主要还是以下两点：

图片

大家是不是觉得平常都是这么操作的呢？而且也没有出现任何问题？个人垫资再报销风险重重，以后如果再操作，务必注意以下几点。

02个人垫资再报销，这3个事项，一定要注意！
1. 个人垫资费用不宜过大
就个人情感上而言，金额大的话，要你先自掏腰包肯定不乐意呀！一是不知道什么时候才能拿回来，二是如果发票出什么问题，财务分分钟不报销，那岂不是炸了！
几十几百就算了，过千的话，很多人都希望先从公司领取备用金再支付，或者通知公司直接公户付款，现在公司也有微信支付、支付宝等支付工具，方便得很。
从公司管理角度看，个人垫支容易出现虚假报销的问题，很多公司都有限制业务员垫支金额，超额自己掏。

所以，个人垫支金额过大，从逻辑上就已经说不通了！多少才算“大”呢？参考现金管理条例的说法，1000以上。

图片

2. 对外采购垫资的人员不宜太多
正常情况下，一个公司负责采购的人员就那么几个，如果大家都垫资报销，就有发票抵薪的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税。
3. 垫资的费用要及时报销
企业如果经常报销前期的费用，一是不利于内部管理，二是会计数据的失真，三是会让税局质疑费用的真实性，是不是找票报销的？

如果觉得文字太多，比较难记，可以直接看下方思维导图：

图片

03注意！今天起，费用发票报销这5大风险要规避！
不仅个人垫资报销有风险，差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险，财务人员应该步步为营，小心谨慎，5个避坑指南送给你！

图片

图片

图片

图片

图片

图片

图片

图片

图片

04附：华为费用报销流程
在华为员工报销费用，可能既见不着会计人员，也见不着出纳。华为实现了费用报销IT流程化处理。
以员工报销差旅费为例，下图为华为费用报销的全部流程：

华为费用报销流程

↓↓↓

图片

首先上网填报费用报销信息，信息流转到主管处；主管需确认差旅事项的真实性及费用的合理性；主管确认后，再由上级权签人审批。
同时，报销人员需将费用报销单打印出来，附上相应发票，提交给部门秘书。
华为每个部门都配备有秘书，秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务共享中心。
财务共享中心签收后，出纳会集中打款，这时，整个报销流程结束，剩下的就是会计做账了。
在员工费用的过程中，华为财务对几个环节进行了优化。

图片

如果对比一般公司的报销流程，你能明显感受到华为报销制度的优越性。

一般企业费用报销的流程

↓↓↓

图片

对比下来，一般企业的报销流程可能会导致审核流程过长，效率低下，并且增加财务部门工作的负担。这对整个公司工作的运转都是不利的。

那么，华为的费用报销又是怎么审批的呢？我们来具体看一下：

图片

本文来源：会计大学、小陈税务、每日会计实操、梅松讲税。©版权归原作者所有，由于部分文章无法鉴别有真实法定的原创者，如对版权有异议，请联系后台议定删除。